How to Draw a Flowchart
Most of us do not know how to deal with flow charts when we are novice users, but with the passage of time and experience we gain expertise. A good flow chart helps to understand the systematic flow of information in the system. If a flow chart is not created properly, then it may mislead the designer of the system or may result in fatigue consequences. Therefore, it is very important that you create flow charts with caution and expertise. I would always suggest you to use flow chart to ease the process of understanding the system and its flow.
Although there are many symbols that can be used in flowcharts to represent different kinds of steps, accurate flowcharts can be created using very few of them (e.g. Process, Decision, Start, delay, cloud).
The basic element of a flowchart is a simple action, which can be anything from striking an anvil to make a cash payment, and is represented by a box containing a description of the action. The mapping of "what follows what" is shown with arrows between sequential action boxes, as shown in the illustration. This also shows the boxes for flowchart's start and end points in which there are normally one for each.
Fig. 1. Basic Flowchart Elements
Processes become more complex when decisions must be made, on which an alternative set of actions must be taken. The decision is shown in a Flowchart like a diamond-shaped box containing a simple question to which the answer is "yes" or "no" as shown in Fig. 2. More complex decisions are made up of combinations of simple decision boxes.
Fig. 2. Decisions in Flowcharts
Processes often go wrong around decisions, as either the wrong question is being asked or the wrong answer is being given.
Where boxes cannot be directly connected with lines, the separated lines are coordinated with connector boxes containing matching names. This typically occurs where lines cross onto another page as shown in the illustration.
Fig. 3. Continuing Flowcharts across pages
By using multiple connector boxes, it is very easy for flowcharts to become very large, although this is usually self-defeating, as the Flowchart then becomes difficult to understand. The ideal size for a Flowchart is one page, as this gives a single visual "chunk" that is reasonably easy to understand as a single item.
Large processes can be broken down into a hierarchical set of smaller Flowcharts by representing a lower level process as a single sub-process box. This behaves like a normal action box at the higher level, but can be "zoomed into" to expose another Flowchart, as shown in Fig. 4.
Fig. 4. Sub processes
An additional "action" box that can be useful when analyzing processes is the wait box, which highlights a delay (i.e.noaction) like the illustration. This is a typical point where the overall cost of a process may be improved by acting, possibly on other processes, to reduce the delay.
Fig. 5. Delay flowchart symbol
How to Draw an Effective Flowchart
You need to consider a few things when drawing an effective flowchart. Check out a simple flowchart guide before you start.
- Define the process boundaries with starting and ending points.
- Complete the big picture before filling in the details.
- Clearly define each step in the process. Be accurate and honest.
- Identify time lags and non-value-adding steps.
- Circulate the flowchart to other people involved in the process to get their comments.
Flowcharts don't work if they're not accurate or if the team is too far removed from the process itself. Team members should be true participants in the process and feel free to describe what really happens. A thorough flowchart should provide a clear view of how a process works. With a completed flowchart, you can:
- Identify time lags and non-value-adding steps.
- Identify responsibility for each step.
- Brainstorm for problems in the process.
- Determine major and minor inputs into the process with a cause & effect diagram.
- Choose the most likely trouble spots with the consensus builder.
Guidelines for Drawing a Flowchart
There are no hard and fast rules for constructing flowcharts, but there are guidelines which are useful to bear in mind. Here are six steps which can be used as a guide for completing flowcharts.
- Agree on a standard flowchart symbol set to use. Alternatively, a company standard may be available. It is important to agree a standard as there are several conflicting common uses.
- Draw a 'start' terminator box at the top of the work area.
- Add the first box below the start box, identifying the first action simply by asking, "What happens first?". Add an appropriate box around it.
- Add subsequent boxes below the previous box, identifying each action by asking, 'What happens next?'. Draw an arrow from the previous box to this one.
- Describe the process to be charted.
- Start with a "trigger" event.
- Note each successive action concisely and clearly.
- Go with the main flow (put extra details in other charts).
- Make cross references to supporting information
- Gather the team who are to work on describing the process. These should include people who are intimately involved in all parts of the process, to ensure that it gets described as it actually happens, rather than an idealized view.
- Follow the process through to a useful conclusion (end at a "target" point).
- If the final diagram is to be used as a part of a formal system, make sure that it is uniquely identified
Software for Drawing Professional-looking Flowchart
With the flowchart drawing software, it's easier to draw a professional-looking flowchart. You needn't take care of the drawing skill. Only need to understand the whole process flowchart. Edraw flowchart software can help to quickly create new flowcharts, workflow, NS Diagram, BPMN Diagram, Cross-functional flowcharts, data flow diagrams and highlight flowcharts.
วิธีการวาดผัง
ส่วนมากของเราไม่ทราบวิธีที่จะจัดการกับแผนภูมิการไหลเมื่อเรามีผู้ใช้มือใหม่ แต่ด้วยกาลเวลาและประสบการณ์ที่เราได้รับความเชี่ยวชาญแผนภูมิการไหลที่ดีจะช่วยให้เข้าใจการไหลเวียนของระบบของข้อมูลในระบบ ถ้าแผนภูมิการไหลไม่ได้สร้างขึ้นอย่างถูกต้องก็อาจทำให้เข้าใจผิดออกแบบของระบบหรืออาจจะส่งผลให้เกิดผลกระทบความเมื่อยล้า ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญมากที่คุณสร้างแผนภูมิการไหลด้วยความระมัดระวังและความเชี่ยวชาญ ผมมักจะแนะนำให้คุณใช้แผนภูมิการไหลเพื่อความสะดวกในกระบวนการของการทำความเข้าใจเกี่ยวกับระบบและการไหลของ
แม้ว่าจะมีสัญลักษณ์หลายอย่างที่สามารถนำมาใช้ในผังงานเพื่อเป็นตัวแทนของชนิดที่แตกต่างกันของขั้นตอนที่ถูกต้องผังงานที่สามารถสร้างขึ้นโดยใช้น้อยมากของพวกเขา (เช่นกระบวนการตัดสินใจเริ่มการทำงานล่าช้าเมฆ)
องค์ประกอบพื้นฐานของผังงานคือการกระทำที่ง่ายซึ่งสามารถเป็นอะไรก็ได้ที่โดดเด่นจากทั่งการชำระเงินเงินสดและเป็นตัวแทนจากกล่องที่มีรายละเอียดของการดำเนินการการทำแผนที่ของ "สิ่งต่อไปนี้สิ่งที่" จะแสดงที่มีลูกศรกล่องระหว่างการดำเนินการตามลำดับดังแสดงในภาพ นอกจากนี้ยังแสดงให้เห็นกล่องสำหรับการเริ่มต้นผังและจุดสิ้นสุดที่มีอยู่ตามปกติหนึ่งสำหรับแต่ละ
องค์ประกอบผังพื้นฐาน
มะเดื่อ 1. องค์ประกอบพื้นฐานผัง
กระบวนการกลายเป็นความซับซ้อนมากขึ้นเมื่อการตัดสินใจจะต้องทำซึ่งชุดทางเลือกของการกระทำจะต้องดำเนินการ การตัดสินใจที่จะแสดงในผังเหมือนกล่องรูปเพชรที่มีคำถามง่ายๆที่คำตอบคือ "ใช่" หรือ "ไม่" ดังแสดงในรูป 2. การตัดสินใจที่ซับซ้อนอื่น ๆ ที่สร้างขึ้นจากการรวมกันของกล่องตัดสินใจง่าย
การตัดสินใจในผัง
มะเดื่อ 2. การตัดสินใจในผัง
กระบวนการมักจะไปอย่างผิดปกติรอบการตัดสินใจเป็นทั้งคำถามผิดจะถูกถามหรือตอบผิดจะถูกให้
กล่องที่ไม่สามารถเชื่อมต่อโดยตรงกับสายเส้นแยกออกมีการประสานงานกับกล่องเชื่อมต่อที่มีชื่อการจับคู่ นี้มักจะเกิดขึ้นที่เส้นข้ามไปยังหน้าอื่นดังแสดงในภาพ
ต่อเนื่องผังทั่วหน้า
มะเดื่อ 3. ต่อเนื่องผังทั่วหน้า
โดยใช้กล่องเชื่อมต่อหลาย ๆ มันเป็นเรื่องง่ายมากสำหรับผังงานจะกลายเป็นขนาดใหญ่มากถึงแม้ว่านี้มักจะเอาชนะตัวเองในขณะที่ผังก็จะกลายเป็นเรื่องยากที่จะเข้าใจขนาดที่เหมาะสำหรับผังเป็นหนึ่งในหน้าเช่นนี้จะช่วยให้ภาพเดียว "ก้อน" ที่เป็นเรื่องง่ายที่จะเข้าใจเหตุผลเป็นรายการเดียว
กระบวนการขนาดใหญ่สามารถแบ่งออกเป็นชุดลำดับชั้นของผังงานมีขนาดเล็กลงโดยคิดเป็นกระบวนการระดับที่ต่ำกว่าเป็นกล่องกระบวนการย่อยเดียว พฤติกรรมเช่นนี้กล่องดำเนินการตามปกติในระดับที่สูงขึ้น แต่สามารถ "ซูมเข้า" เพื่อแสดงผังอื่นดังแสดงในรูป 4
กระบวนการย่อย - ผัง
มะเดื่อ 4. กระบวนการย่อย
เพิ่มเติม "การกระทำ" กล่องที่สามารถเป็นประโยชน์เมื่อวิเคราะห์กระบวนการคือการรอคอยกล่องซึ่งไฮไลท์ล่าช้า (เช่นไม่มีการดำเนินการ) เช่นภาพประกอบ นี้เป็นจุดทั่วไปที่ใช้จ่ายโดยรวมของกระบวนการอาจจะดีขึ้นโดยการแสดงอาจจะเกี่ยวกับกระบวนการอื่น ๆ เพื่อลดความล่าช้า
สัญลักษณ์ผังความล่าช้า
มะเดื่อ 5. สัญลักษณ์ผังความล่าช้า
วิธีการวาดผังที่มีประสิทธิภาพ
คุณต้องพิจารณาบางสิ่งที่เมื่อวาดผังงานที่มีประสิทธิภาพ ตรวจสอบคู่มือผังง่ายก่อนที่จะเริ่ม
กำหนดขอบเขตของกระบวนการกับการเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด
เสร็จสมบูรณ์ภาพใหญ่ก่อนที่จะกรอกรายละเอียด
เห็นได้ชัดว่าการกำหนดขั้นตอนในกระบวนการแต่ละ มีความถูกต้องและมีความซื่อสัตย์
ระบุเวลาล่าช้าและไม่มูลค่าเพิ่มขั้นตอน
ผังไหลเวียนไปยังคนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในกระบวนการที่จะได้รับความคิดเห็นของพวกเขา
ผังไม่ทำงานหากพวกเขาไม่ได้มีความถูกต้องหรือถ้าทีมอยู่ไกลเกินไปลบออกจากกระบวนการของตัวเอง สมาชิกในทีมควรจะมีผู้เข้าร่วมที่แท้จริงในกระบวนการและความรู้สึกอิสระที่จะอธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นจริงๆผังอย่างละเอียดควรจะให้มุมมองที่ชัดเจนของวิธีการทำงานของกระบวนการ ด้วยผังเสร็จสมบูรณ์แล้วคุณสามารถ:
ระบุเวลาล่าช้าและไม่มูลค่าเพิ่มขั้นตอน
ระบุความรับผิดชอบสำหรับแต่ละขั้นตอน
ระดมสมองสำหรับปัญหาในกระบวนการ
ตรวจสอบปัจจัยการผลิตที่ใหญ่และรายย่อยเป็นกระบวนการที่มีสาเหตุและผลกระทบแผนภาพ
เลือกจุดที่มีปัญหาได้มากที่สุดกับการสร้างฉันทามติ
แนวทางการวาดผัง
ไม่มีกฎระเบียบอย่างหนักและรวดเร็วในการสร้างผังงานมี แต่มีแนวทางที่มีประโยชน์ที่จะทนอยู่ในใจ ที่นี่หกขั้นตอนซึ่งสามารถใช้เป็นแนวทางสำหรับการผัง
เห็นด้วยกับสัญลักษณ์ผังมาตรฐานกำหนดให้ใช้ อีกทางเลือกหนึ่งมาตรฐาน บริษัท อาจไม่สามารถใช้ได้ มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะยอมรับมาตรฐานตามที่มีหลายที่ขัดแย้งกันใช้กันทั่วไป
วาด 'เริ่ม' กล่องเทอร์มิที่ด้านบนของพื้นที่ทำงาน
เพิ่มช่องแรกด้านล่างกล่องเริ่มต้นที่ระบุดำเนินการครั้งแรกโดยเพียงแค่ถาม "เกิดขึ้นครั้งแรกคืออะไร?" เพิ่มช่องที่เหมาะสมรอบ ๆ
เพิ่มกล่องต่อไปกล่องด้านล่างกล่องก่อนหน้านี้ระบุแต่ละการกระทำโดยขอให้ 'เกิดขึ้นต่อไปคืออะไร?' วาดลูกศรจากกล่องก่อนหน้านี้
อธิบายขั้นตอนที่จะเกิดเหตุ
เริ่มต้นด้วยการ "เรียก" เหตุการณ์
หมายเหตุแต่ละการกระทำที่ต่อเนื่องอย่างชัดเจนและรัดกุม
ไปกับการไหลหลัก (ใส่รายละเอียดเสริมในชาร์ตอื่น ๆ )
ทำให้การอ้างอิงข้ามที่จะสนับสนุนข้อมูล
รวบรวมทีมงานที่มีในการทำงานในการอธิบายกระบวนการ เหล่านี้ควรรวมถึงผู้ที่มีส่วนร่วมอย่างใกล้ชิดในทุกส่วนของการดำเนินการเพื่อให้มั่นใจว่าจะได้รับการอธิบายว่ามันเกิดขึ้นจริงมากกว่ามุมมองที่เงียบสงบ
ทำตามขั้นตอนการผ่านไปสู่ข้อสรุปที่เป็นประโยชน์ (สิ้นสุดที่ "เป้าหมาย" จุด)
ถ้าแผนภาพสุดท้ายที่จะนำมาใช้เป็นส่วนหนึ่งของระบบอย่างเป็นทางการให้แน่ใจว่ามีการระบุเอกลักษณ์
ซอฟแวร์สำหรับการวาดภาพมืออาชีพผัง
ด้วยซอฟแวร์การวาดภาพผังก็ง่ายที่จะวาดผังงานมืออาชีพ คุณไม่จำเป็นต้องดูแลทักษะการวาดภาพ เพียง แต่ต้องเข้าใจผังกระบวนการทั้งหมด ซอฟแวร์ผัง Edraw สามารถช่วยได้อย่างรวดเร็วสร้างผังงานใหม่เวิร์กโฟลว์, NS แผนภาพ BPMN แผนภาพผังข้ามการทำงานแผนภาพการไหลของข้อมูลและเน้นผังงาน
